A importância administração para escritórios

Por Moisés Cerqueira Costa

No intuito de obter maior eficiência e qualidade em meio à competitividade, os escritórios de advocacia buscam uma modernização de suas estruturas organizacionais e administrativas, e o surgimento de novas bancas colocam os escritórios mais antigos numa preocupação frequente, que é a revisão de seus conceitos e métodos de gestão.

Hoje, no campo da administração, várias ferramentas e modelos de gestão têm predominado no ambiente desses novos escritórios, que na maioria das vezes são criados por jovens advogados detentores de uma gama de informações privilegiadas. Esses jovens, nascidos a partir de 1980 (a chamada “Geração Y”), são profissionais que possuem a ousadia, a curiosidade e a determinação como características. Hoje é comum ter escritórios médios egressos de escritórios grandes, com novos pensamentos.

Escritórios de diferentes portes, ou até mesmo advogados que pretendem iniciar seu próprio negócio, são beneficiados pela utilização de novas soluções, pois os problemas são, na maioria das vezes, semelhantes. Muitos dos novos escritórios esbarram em dificuldades na gestão por falta de planejamento prévio ou de uma estrutura organizada, e isso atinge também as grandes bancas. A diferença é que nos pequenos o declínio se dá num intervalo menor, comparado aos grandes, que possuem rotinas já definidas e que se perpetuam ao longo do tempo e das crises. Para ambos o insucesso diante da concorrência e perda de talentos é certo. Nos dias atuais é cena comum profissionais promissores deixarem as grandes bancas por não enxergarem uma gestão compatível, ou que atenda a seus anseios. Isso sem contar o ambiente que não proporciona crescimento profissional, condições de trabalho adequadas e tecnologia avançada.

Muitos escritórios insistem em valorizar apenas o trabalho dos advogados, esquecendo que o administrativo tem vital importância nas atividades diárias. O gerenciamento eficiente das atividades internas dará o devido suporte aos advogados, liberando-os para a prática da advocacia, onde darão mais atenção ao cliente. Rotinas internas bem estruturadas e definidas aumentam a produtividade e libera o corpo jurídico para o acompanhamento forense, que é de vital importância. O advogado não pode apenas se ocupar com atividades internas vigentes do acompanhamento processual, pois é nos tribunais, repartições e congressos que ele trabalhará o network e a captação de clientes. O advogado precisa se mostrar, ser o cartão de visitas de seu escritório.

O crescimento não planejado acontece em meio às crises internas, e à medida que vai aumentando o número de clientes e de processos reduz-se a flexibilidade e aumenta a complexidade dos problemas, e suas soluções tornam-se mais difíceis, exigindo a adoção de maiores controles. Isso ocorre por falta de padrões internos, o que leva a tomada de medidas nem sempre coerentes com os objetivos iniciais, e o advogado se vê envolvido em problemas de administração interna perdendo seu precioso tempo. Na figura de “advogado-administrador”, decisões são tomadas na intenção de solucionar os problemas que atingem a estrutura organizacional, e com o passar do tempo alguns controles vão deixando de existir e procedimentos vão ficando para trás, até o advogado ser surpreendido com a perda de um prazo processual.

A figura do Administrador Legal se faz importante, pois o advogado deve gerar lucro, captar cliente e atender com qualidade e presteza. O advogado é o gerador de receita, portanto é necessário ter profissionais de outras áreas, não geradoras de receita, que sirvam de apoio à equipe jurídica, permitindo também que o advogado se atualize do ponto de vista intelectual e acadêmico. É fato que na maioria das vezes a figura do sócio é centralizadora, e isso deve mudar quando se busca uma profissionalização na sua gestão. O primeiro passo é aceitar que um grande escritório precisa ter profissionais capacitados em áreas específicas, como tecnologia, finanças, recursos humanos, planejamento estratégico, marketing, atendimento ao cliente, entre outras.

Um escritório bem estruturado possui uma boa equipe jurídica e dispõe de um ou mais profissionais que se preocupam com todas as questões administrativas do escritório. Nesse caso, o advogado não pode esquecer que na advocacia, assim como em outros ramos, competências comportamentais e qualidades gerenciais se tornaram imprescindíveis para ascender na carreira. O advogado, por mais que se feche no universo jurídico, necessitará liderar equipes e gerenciar pessoas, e habilidades importantes deverão ser desenvolvidas, como liderança, comunicação interpessoal, capacidade de negociação, networking e conhecimento do mercado. Essa preocupação fará do advogado um profissional de sucesso, seja para quem trabalha em escritórios ou em departamentos jurídicos de empresas. Uma pesquisa da GVLaw, departamento de pós-graduação da Escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas, indica que 80% dos advogados optam por adquirir conhecimento jurídico quando escolhem um curso de especialização ou pós-graduação, por acharem pouco nobre tratar de questões como gestão de equipes, captação de clientes ou marketing.

Finalizando, um escritório que possui tecnologia avançada, ferramentas gerenciais adequadas e rotinas de controle e revisão de atividades estará à frente da concorrência. O crescimento do escritório deve seguir sua capacidade de se gerir e a ciência da administração sugere hoje diversos instrumentos e métodos que possibilitam uma gestão eficiente. A solução para tantos problemas está na correta utilização desses instrumentos, preocupando-se com o planejamento estratégico e as necessidades de seus clientes.

Moisés Cerqueira Costa é administrador em Brasília, especialista em gestão empresarial pela FGV.