Gestão de escritórios deve ter foco no cliente

Por Gustavo Rocha

Muitos escritórios de advocacia cresceram com fundamentos de foco no cliente, solução dos dilemas difíceis, que outros escritórios já haviam tentado e não conseguiram, em suma, cresceram com muito esforço, garra, competência e vontade.

Não são simples adjetivos. São verdadeiras marcas de escritórios campeões.

Esta marca lhes proporcionou uma garantia de mercado, gerando-lhes um nome reconhecido, sendo procurado cada vez mais por clientes com vistas a obter o sucesso e, consequentemente, o crescimento do escritório – em número de funcionários e ações, cargos e funções, cresceu e precisou ser gerenciado.

Normalmente aquele funcionário que mais se destaca com perfil de liderança começa a transformar-se no gerente, coordenador ou, mesmo sem cargo, naquele que os outros seguirão para compreender a sistemática e organização do escritório. Então temos um crescimento que continua existindo, com rentabilidade maior e a ilusão de que tudo está indo perfeitamente.

Essa faceta do crescimento leva muitos escritórios à bancarrota. Não estão acostumados ao desenvolvimento sustentável, não extraem de seus controles e controladores mecanismos escorreitos de gerenciamento, não utilizam corretamente o investimento em pessoas e tecnologia com fins de sustentabilidade permanente.

Após o crescimento do escritório, a direção busca a tecnologia para controlar os processos e procedimentos, aproveitando o material humano que possui no escritório. Nada errado investir nos talentos da própria empresa, contudo o que é feito pelos operadores dos programas de informática é mapear e organizar a estrutura de forma a automatizá-la. Ou seja, tarefas antes controladas manualmente, agora a serão pelo sistema, fornecendo relatórios, planilhas e um controle efetivo.

Realmente é uma solução que deve ser implementada, mas há um hiato que deve ser analisado, para que a sustentabilidade ocorra.

Se a informática conseguiu automatizar tarefas, fornecer um controle perfeito acerca de tudo que existe no escritório, ela o fez com base naquilo que já existe. Ou seja, foram mapeados e mantidos procedimentos que podem não ser os mais adequados para o gerenciamento do escritório.

Em suma, dentro de algum tempo, percebe-se que o gerenciamento não está a contento e altera-o novamente. Mudam-se, então, igualmente a maneira em que era controlado o sistema, normalmente com aplicação de customizações (alterações feitas pelo fabricante exclusivamente para aquele cliente), em resultado de maiores investimentos e, a cada mudança, maiores custos.

Isso sem contar que os procedimentos internos que devem ser controlados e aplicados têm que visar um único foco: o cliente. É a satisfação do cliente que mantém o escritório de advocacia.

Diante dessa problemática, poderemos ter o crescimento sustentável, se aliarmos o gerenciamento, a tecnologia e o foco no cliente para obtermos a rentabilidade do negócio de forma permanente.

Somente o gerenciamento com uma visão jurídica, aliado as tecnologias do escritório, reduzindo custos e opondo soluções, com vistas aos anseios da clientela, alicerçado com busca de maior rentabilidade e administração sustentável pode trazer a solução ao crescimento desordenado.