Informação em formato digital garante a sobrevivência

Por Ana Amelia Menna Barreto de Castro Ferreira e Rodrigo Melo

Na fatalidade do desabamento de edifícios no Rio de Janeiro em que, infelizmente, muitas vidas se perderam, também causou outro tipo de dano que nos obriga a refletir sobre suas consequências.

Assim como ocorreu no World Trade Center dezenas de empresas e escritórios de advocacia deixaram de existir, com perdimento total de documentos e registros que se encontravam em sua sede física.

Também sob esse prisma a triste realidade vivenciada alerta para a necessidade de ampliação do horizonte de cuidados profissionais, pois a advocacia na era digital exige a adoção de novas práticas de gerenciamento de riscos.

A conversão da informação em formato digital pode conceder a possibilidade de sobrevivência e garantia de continuidade da empresa. A digitalização do acervo documental visa eliminar a circulação de documentos em papel, concedendo maior praticidade de manuseio e liberação de espaço físico.

A cultura do papel – que ainda permanece arraigada no universo jurídico – será totalmente eliminada pela desmaterialização dos autos. Na sociedade digital a informação se transforma em ativo intangível de grande importância e a realidade do processo eletrônico exige a adoção de procedimentos de segurança que devem integrar a rotina dos escritórios.

Algumas dicas sinalizam como trilhar esse caminho.

Documentos originais
Ao receber a documentação do cliente para a estruturação de um novo processo o advogado deve digitalizar os originais e devolvê-los mediante declaração assinada pelo cliente, dando ciência da necessidade de apresentação do original nas audiências e de sua guarda até o trânsito julgado da sentença e até o prazo final para interposição de ação rescisória.

Digitalização
Novos processos devem nascer digitais. Digitalize todas as petições no formato PDF, arquivando-as em uma pasta específica criada no computador para facilitar sua posterior localização.

Cópia de segurança dos dados
O backup é o procedimento mais importante a ser realizado para que seja possível sua restauração em caso de perda dos dados originais. O protocolo de segurança deve comportar uma rotina diária e com redundância: sempre mais de um e nunca armazenado no mesmo local físico.

Uma das soluções para a mitigação desses riscos é o armazenamento na nuvem. Trata-se de um serviço que possibilita o aluguel de espaço de armazenamento on line, a preços razoáveis.

Gerenciamento eletrônico de documentos
A gestão eletrônica documental é um elemento fundamental no processo de digitalização, pois otimiza o processo de localização do arquivo digital. Trata-se de um sistema informatizado que permite o controle, armazenamento e recuperação da informação de forma rápida e segura.

O mundo digital não é melhor, nem pior do que o físico, apenas diferente. A transição não é uma tarefa impossível e pode conceder a segurança indispensável para riscos físicos. Por maior que seja a caminhada, ela começa pelo primeiro passo.

Ana Amelia Menna Barreto de Castro Ferreira é advogada de Barros Ribeiro Advogados Associados e presidente da Comissão de Direito e TI da OAB-RJ.