Gestão Jurídica – Administração legal não veio para burocratizar

Por Erika Azevedo Siqueira

Com o objetivo de oferecer o melhor atendimento aos seus clientes, bem como continuar mantendo seus conceituados nomes no topo do concorrido mercado jurídico dos tempos atuais, cada vez mais, escritórios de advocacia investem em Administração Legal.

A Legal Administration, utilizada em outros tempos como privilégio somente para escritórios de advocacia com sede no exterior e escritórios de advocacia de grande e altíssimo porte, cuja atuação no Brasil restringia-se, principalmente, às capitais de São Paulo e Rio de Janeiro, vem expandindo seus conceitos e critérios, tendo seu alcance atingido pequenos e médios escritórios de advocacia, em diferentes capitais do país, além de departamentos jurídicos de empresas, que também investem e crescem cada dia mais nessa direção.

O termo Administração Legal envolve todos os critérios de organização jurídica e administrativa de um escritório de advocacia, com diferentes tipos de organização e ramificações dentro de cada escritório, dependendo do tamanho, porte e meta de cada um deles. Abrange toda a organização dos diversos setores de um escritório, desde a área meio (administrativa) como a recepção, arquivo, digitação, processamento de dados, tesouraria, com os profissionais competentes, habilitados e treinados para cada função e cargo, à área fim (jurídica estritosensu), que envolve toda a divisão de tarefas e competências de cada setor, distribuído por área de atuação interna, ou por Tribunal, incluindo divisão de atribuições de advogados e estagiários, chegando-se à diretoria, quando envolve escritórios com mais de um sócio diretor.

Ao contrário do que muitos acreditam a Administração Legal não veio para burocratizar os escritórios, mas sim para atender melhor sua clientela, com mais profissionalismo, qualidade e maior eficiência aos diversos setores internos de funcionamento.

Nota-se, atualmente, que alguns escritórios de advocacia quando crescem em demasia, em causas ou em clientes, e não se preocupam com a sua organização interna e funcional, acabam perdendo a qualidade na prestação de seus serviços, principalmente no atendimento ao cliente. Em conseqüência, parte da clientela pode migrar para escritórios de advocacia que são mais estruturados e organizados internamente, com uma visão mais empresarial da atividade jurídica.

É preciso ressaltar que quanto mais “livre” de tarefas internas e meramente administrativas estiver um advogado, maior eficiência terá no seu desempenho, seja na preparação de peças processuais, pareceres, realização de audiências, sustentações orais e no próprio e tão solicitado atendimento ao cliente.

É essa finalidade de delegar com responsabilidade e tranqüilidade tarefas inerentes à área meio para pessoal qualificado que se torna imperiosa a necessidade da crescente e constante implantação dos critérios da Administração Legal em escritórios de advocacia de todos os portes e em departamentos jurídicos de empresas.

O corpo jurídico tem custo muito elevado, em razão da sua especialização e das atividades que executa. A utilização de pessoal da área fim de um escritório em áreas estranhas à matéria jurídica pode acabar por criar um desperdício dessa mão-de-obra e onerar os custos do escritório ou prejudicar a qualidade do serviço.

A Administração Legal é atualmente exercida por advogados com visão e experiência na área de mercado e atuação de cada escritório ou por profissionais da área administrativa, formados em administração de empresas, economia ou contabilidade, com supervisão de um sócio ou advogado sênior. Esses profissionais possuem real visão da importância da Administração Legal, pois levam em consideração a necessidade dos escritórios de advocacia, independentemente do tamanho ou área de atuação, considerarem sua atividade com a mesma visão de uma grande empresa que tem objetivos com resultado, qualidade, eficiência e, principalmente, satisfação do cliente.

Todos os funcionários devem ser escolhidos com critério para cada área de atuação. Deve-se aproveitar as melhores qualidades e habilidades que cada um possui para encaixá-lo na área específica que melhor corresponda ao seu perfil.

Deve-se valorizar o funcionário, não só como bom profissional, mas como ser humano, remunerando-o de acordo não somente com o mercado de trabalho, mas principalmente com a sua função e valor dentro do escritório ou da empresa.

Paralelamente a isso, torna-se necessário a crescente organização de setores internos, investimento em planejamento estratégico, gestão de pessoas, implantações de funções e chefias, treinamentos, desenvolvimento ou aquisição de sistemas computadorizados (tecnologia da informação), finanças, departamento jurídico, marketing.

Tudo isso visando sempre à área fim do escritório, que é o excelente trabalho processual e jurídico, e o constante e satisfatório atendimento ao cliente.

Percebe-se que, quanto mais organizado e eficiente for o funcionamento interno de um escritório, mais esse cresce e man­tém-se no mercado jurídico, independente de sua área de atuação, de seu porte e de sua localidade. Pela experiência de profissionais que atuam na Administração Legal de forma profissional, percebe-se que o sucesso dos escritórios e empresas que utilizam essas ferramentas tem sido em primeiro lugar o investimento em “pessoas”.

Erika Azevedo Siqueira É especialista em Administração Legal pela fundação Getúlio Vargas em São Paulo.